Waarom nú het moment is om met ondernemers te praten over Business Continuity Management

Er zijn steeds meer kansen voor adviseurs om BCM onder de aandacht te brengen
Als adviseur hoeft u het BCM-wiel niet zelf uit te vinden. Het gaat vooral om de juiste (software)tools. Daarmee bereidt u uw relatie goed voor op situaties als het gaat om ‘grip houden’. Erik Meijerink: “Voorheen had je nog wel eens flink wat overtuigingskracht nodig om relaties het nut van BCM te laten zien. Nu heeft de coronapandemie ondernemers met de neus op de feiten gedrukt. Hoewel de impact van de corona-uitbraak niet was te voorzien, weten ze nu wel hoeveel impact een crisis kan hebben. Denk alleen al aan stilgevallen leveringen. Wat dat betreft biedt die bewustwording kansen voor adviseurs om nu het gesprek over BCM aan te gaan.”

Help ondernemers verder door risico’s bloot te leggen
De kern van BCM is het business continuity plan. “Daarmee help je ondernemers beschrijven hoe ze onverwachte omstandigheden de baas blijven. Denk aan een brand, langdurige stroomuitval of een cyberhack. BCM gaat verder dan verzekeringen. Het omvat een analyse van een compleet bedrijf die jij, als extern adviseur, op je neemt. Van huisvesting, apparatuur en productieprocessen tot afhankelijkheden en persoonlijke omstandigheden. Want de broden van Bakker Jansen zijn wel lekker, maar zijn ovens beginnen op leeftijd te raken, net zoals de eigenaar. En Timmerfabriek Hout&Co mag van geluk spreken dat het online ordersysteem nog in de lucht is, want een back-up ontbreekt. Met een bedrijfscontinuïteitsplan leg je de risico’s bloot én zorg je voor oplossingen voor een duurzame toekomst. Die zitten hem soms in verzekeringen, maar veel vaker in aanpassingen in de bedrijfsvoering.”

"Dat is de waarde van de frisse blik die een extern adviseur meebrengt"

Zet concrete afspraken in een bedrijfscontinuïteitsplan
“Stel dat je in het gesprek met Bakker Jansen ook ontdekt dat hij erg afhankelijk is van 1 graanleverancier. Als de leverancier failliet gaat, zit de bakker zonder ingrediënten. De oplossing kan zijn dat hij een 2e leverancier in de arm neemt om zijn risico’s te spreiden. Daar komt geen verzekering aan te pas. BCM gaat ook over ‘wat als’-scenario’s: wat als er brand uitbreekt in zijn bakkerij? Met een business continuity plan is dan helder wat de bakker kan doen. Gebruik maken van de faciliteiten van een collega-bakkerij bijvoorbeeld. Want bij het opstellen van dat business continuity plan maakte hij daarover al concrete afspraken samen met zijn adviseur.”

De frisse blik van een adviseur is cruciaal
“Laatst hoorde ik over een bouwondernemer, 30 medewerkers groot. In opdracht van een supermarktconcern bouwt hij supermarktvestigingen om. Op verzoek van dat concern bracht een adviseur de risico’s van het ombouwbedrijf in kaart. Dat legde een fikse kwetsbaarheid bloot: het bedrijf ‘parkeerde’ kostbare kassasystemen en andere winkelinstallaties altijd in een vrijgemaakte hoek in de om te bouwen vestiging. Stel dat er wat mee gebeurt – door bouwwerkzaamheden of externe factoren – dan kan de winkel niet op tijd open. Dat kost het concern veel geld. Dit risico is nu opgelost door voortaan opslagruimte te regelen op andere locaties. Voor de ombouwer was het een aangename verrassing dat het supermarktconcern die verantwoordelijkheid op zich nam. Hij had nooit gedacht dat de oplossing ‘gewoon’ bij zijn opdrachtgever zou liggen. Dat is de waarde van de frisse blik die een extern adviseur meebrengt.”

In 4 stappen naar bedrijfscontinuïteit
Wilt u uw relatie helpen bij zijn bedrijfscontinuïteit? Erik Meijerink geeft 4 tips:

1. Praat met je relatie. Zorg dat er mensen aan tafel zitten uit het management én uit de operatie. Die weten precies wat er op de werkvloer speelt, wat de belangrijkste leveranciers van het bedrijf zijn, hoe processen verlopen. Loop ook zelf in het bedrijf rond. Want als je een ondernemer verder wil helpen vanachter je eigen bureau zullen je pogingen stranden.
2. Zorg bij het opstellen van een bedrijfscontinuïteitsplan voor praktische oplossingen. Die zijn cruciaal omdat een ondernemer daar bij een calamiteit direct op moet kunnen terugvallen (denk aan een lijst met uitwijkmogelijkheden of het opstellen van een (crisis)communicatieprotocol met namen en rugnummers).
3. Ondersteun je relatie bij het testen van dat plan. Dit doe je door scenario’s van calamiteiten door te nemen of calamiteiten te simuleren. Dan zie je of de omschreven processen in gang worden gezet en haalbaar zijn.
4. Zorg dat een business continuity plan actueel blijft. Kloppen de leveranciers nog? Zijn er andere contactpersonen? Neem zo’n plan daarom 1 keer per jaar met je relatie door.

Zo leert u een continuïteitsplan schrijven
Met de juiste softwaretools als basisgereedschap bouwt u aan uw eigen BCM-aanpak. Die tools krijgt u aangereikt in de opleiding Business Continuity Management. Hier leert u ook hoe u een business continuity plan schrijft. Dankzij de praktische insteek heeft u volop gelegenheid om ermee te oefenen. Zo voegt u waarde toe bij uw relatie als BCM-adviseur.

Meer weten over de (online) opleiding Business Continuity Management en crisismanagement? Neem dan contact op met senior consultant Gerard Rooks: gerard.rooks@achmea.nl.